5 zasad dobrej komunikacji wewnętrznej, czyli #taktykisprawdzone cz.1

Doskonale wiem, że wszyscy uwielbiamy czytać wpisy złożone z 5 czy 10 wyodrębnionych akapitów, doceniając je ze względu na wysoką ich czytelność i na pierwszy rzut oka - brak skomplikowania. Wedle ukrytego życzenia, przed sobą widzisz artykuł o podobnej strukturze. Za jego sprawą chciałabym, by komunikacja wewnętrzna firmy od tej pory kojarzyła Ci się z głównym sędzią na boisku do piłki nożnej.

Pewnie zastanawiasz się skąd nagle to porównanie i co ma wspólnego sport narodowy z tematyką artykułu. Mam nadzieję, że po przeczytaniu tego wpisu będziesz mógł, bez większych wyjaśnień, wyobrazić sobie komunikację wewnętrzną jako doświadczony, godny zaufania i sprawiedliwy sędzia, dzięki któremu drużyna wyróżnia się ponadprzeciętnym zaangażowaniem w grze o wspólny sukces ?.

Oto 5 złotych rad mających wpływ na efektywną komunikację wraz z przykładami ich zastosowań (na podstawie zrealizowanych przez Tap.Talent projektów):

1. Kredyt zaufania jako najlepszy benefit dla członków zespołu;
2. Dzielenie się swoim ,,EKI’’, czyli doświadczeniem, wiedzą i pomysłami;
3. ,,Każdosytuacyjny’’ dialog i otwartość na zmiany;
4. ,,Celemałedziała’’, czyli celebrowanie z pozoru nawet najmniejszych działań;
5. Emanowanie wiarą we wspólny sukces.

Skoro wiemy już ,,co’’, to teraz sprawdźmy ,,jak’’:

Numer 5.

Emanowanie wiarą we wspólny sukces

Choć pozytywne nastawienie i dbanie o wzajemną motywację brzmi trochę ,,bez polotu’’ i kojarzyć się może niektórym z kryzysową wizytą u specjalisty, naprawdę ma to sens. Aktywne docenianie siebie nawzajem oraz dostrzeganie postępów członków zespołu ma wpływ na efektywność, zaangażowanie i pewność siebie w przyszłym podejmowaniu indywidualnych jak i wspólnych decyzji.

,,Z życia wzięte'': udział Klienta w Biegu Firmowym we Wrocławiu

Podejmując się kreacji i organizacji stoiska wystawienniczego dla jednego z naszych Klientów nie mieliśmy dużo czasu. Mimo, że z początku wiele czynników nie sprzyjało (np.: wspomniany bliski deadline czy możliwość jednoczesnej koordynacji zamówień gadżetów i elementów wyposażenia), z biegiem czasu procentowa szansa na powodzenie kolejnych etapów projektu zwiększała się.

Stawało się to za sprawą kreowania w sobie pozytywnego nastawienia oraz budowania dumy z każdego rozwiązania, które finalnie zwiększyły nasze powodzenie. Dodatkowo każdy z nas w najgorętszych momentach wykazywał się wsparciem, zaangażowaniem i konsekwencją w rozpoczętym przez siebie działaniu. Przykładem takiego zachowania stała się szybka interwencja i organizacja Gracjana na informację o tym, że wprawdzie piłki plażowe już mamy, ale brakuje nam elementu wyposażenia, które posłużyłoby do ich ekspozycji.

Wierzcie lub nie, ale ja uznaję, że prosta zasada: ,,Kto chce, szuka sposobu, kto nie chce - szuka powodu’’ doskonale odzwierciedla nasze możliwości oraz przyszły wynik zaplanowanych przez nas działań.

Numer 4.

,,Celemałedziała”, czyli celebrowanie z pozoru nawet najmniejszych działań

Powyższy element komunikacji stanowi dla mnie szczególną wartość, ponieważ zanim nie doświadczyłam związanych z nim emocji, nie zdawałam sobie sprawy z jego wartości i znaczenia. Wspomniana celebracja to pierwszy krok, jaki możemy zrobić, by stworzyć lepszą atmosferę podczas codziennych wyzwań. Świętowanie małych sukcesów, omawiając jednocześnie kolejne etapy projektu, odsuwa nas od poczucia posiadania i wypełniania wyłącznie obowiązków.

Dodatkowo, angażowanie samego siebie jako pomysłodawcę spotkań oraz używanie wyrażeń typu ,,co jeszcze zostało nam do zrobienia?’’, spaja cały zespół oraz zachęca go do dalszego zaangażowania. Praca nabiera tempa i odbywa się bez tracenia zbędnej energii na przyglądanie się różnicom pomiędzy sobą, a głównym koordynatorem projektu.

,,Z życia wzięte'': udział Klienta w Targach Pracy Career EXPO

Przez prawie 2 miesiące projektując i organizując stoisko targowe dla jednego z naszych Klientów odbyliśmy całą serię organizacyjnych spotkań.

Uznaliśmy ten sposób za istotny do tego stopnia, by specjalnie wyjść z biura, a jeśli nie mieliśmy takiej możliwości, zmienialiśmy przynajmniej pokój. Na wspólnych cotygodniowych ,,meetingach’’ omawialiśmy najważniejsze punkty organizacji, wyznaczaliśmy nowe cele, patrzyliśmy na dotychczas wykonaną przez siebie pracę. Zorganizowaliśmy sobie tablicę, możliwie największych rozmiarów, by wspólnie kolorami zaznaczać kolejne etapy realizacji projektu. Kolorowaliśmy również wykrzykniki i znaki zapytania. Wspólne odbieraliśmy zamówienia, by namacalnie zobaczyć, ile już mamy i czy niezrealizowane kroki mieszczą się jeszcze w skali pilności, czy już poza nią. Jedząc wspólny lunch na spotkaniu po evencie omawialiśmy dobre strony projektu oraz to, czego nam zabrakło.

Oczywiście, że wszystko to można było realizować siedząc przy biurkach i laptopach, jednak zmiana otoczenia budziła w nas większą radość z postępów i wyników oraz nieraz sprawiła, że spojrzeliśmy na pewną kwestię inaczej i dużo słuszniej.

Numer 3.

,,Każdosytuacyjny’’ dialog i otwartość na zmiany

Wydaje mi się oraz słownikowi języka polskiego również, że słowo ,,każdosytuacyjny’’ nie istnieje. Jednak jeśli uznalibyśmy to nowe słowo za żywe, idealnie pasowałoby do wyróżnionego przeze mnie sposobu komunikacji numer 3.

W trakcie trwania projektu często przyjmujemy zamkniętą postawę, szczególnie gdy już wiadomo, jakie zadania zostały nam przydzielone. Skupiamy się na swoich obowiązkach, przestając być otwartym na jakiekolwiek konfiguracje czy ewolucje. Niestety, ale często w takich sytuacjach niedopowiedziane informacje lub brak partnerskiej ich wymiany, rzutują na przyszłe decyzje podejmowane przez innych. Określenie planu działań to podstawa, jednak przy braku komunikacji szczególnie w sytuacjach kryzysowych, wszystkie zależne od siebie elementy organizacji mogą szybko się zachwiać i wywołać efekt domina.

,,Z życia wzięte'': udział Klienta w Targach Pracy Career EXPO

Poniższy przykład to forma nauki na przyszłość także i dla nas, bowiem kilka dni przed samym wydarzeniem zmienialiśmy kreację jednego z elementów wyposażenia stoiska. Czy wszystko się udało? Oczywiście, sprostaliśmy wyzwaniu na wysokim szczeblu zarządzania, poza tym nie taką rzecz robił niejeden Event Manager, jednak moim zdaniem obyłoby się bez niepotrzebnej adrenaliny. Być może akurat Ty ją lubisz, jednak mi osobiście wystarczyło w owych chwilach mało snu od miesiąca poprzedzającego event.

Czy dałoby się rozegrać sprawy inaczej? Tak, wystarczyła jedna rozmowa, przypominająca o rozterkach związanych z realizacją poprzedniego pomysłu, które gdzieś ciągle tliły się w głowie jednego z członków zespołu. Wyciągając wnioski z powyższej sytuacji, naprawdę mogę potwierdzić, że dzięki śmiałości i otwartości na zmiany zyskujemy na czasie i oszczędzamy sobie niepotrzebnych nerwów. 

Numer 2.

Dzielenie się swoim ,,EKI’’, czyli doświadczeniem, wiedzą i pomysłami

,,EKI’’ to mój skrót od experience, knowledge & ideas. ,,Udostępnianie’’ innym swoich uwag i komentarzy okazuje się dobrym sposobem spojrzenia na projekt z innej perspektywy. Znacie na pewno określenie ,,pomysł rodzi pomysł’’, które według mnie definiuje zdanie każdego członka zespołu jako ważne, bo każde na dobrą sprawę może mieć, jeśli niebezpośredni to pośredni wpływ na finalny efekt projektu.

,,Z życia wzięte'': udział klienta w Targach Pracy Career EXPO

Jednym z moich pomysłów kreacji stoiska było umieszczenie okazałego, żywego drzewa z jabłkami i wiszącymi konewkami. Gracjanowi pomysł bardzo się spodobał, zasugerował jednak, aby było to coś o podobnej koncepcji, niezajmującego jednak połowy stoiska. Wymyśliłam skrzynki. Poustawiane na sobie, pełne zielonych jabłek. Jak wyszło finalnie? Jabłka zostały wyeksponowane w przezroczystych wazonach, będących częścią mebli eventowych. Owoce oczywiście zrobiły furorę i wszystkim smakowały, a my wykorzystaliśmy pomysł ze skrzynkami przy organizacji kolejnego projektu.

Dzięki temu, że ,,sypaliśmy pomysłami jak z rękawa’’ osiągnęliśmy końcowo wynik, z którego naprawdę wszyscy byli zadowoleni. Pamiętam także, że przyczynienie się do tego sukcesu na początku mojej pracy w Tap.Talent zrodziło we mnie poczucie wyjątkowości, które stale podtrzymywane, nie słabnie do dzisiaj.

Wreszcie, numer 1.

Kredyt zaufania jako najlepszy benefit dla członków zespołu

Ostatnią wartością jest powierzenie odpowiedzialności innym i przekonanie samego siebie do odpowiednich umiejętności i możliwości zespołu. Owa postawa managera generuje w członkach zespołu nie byle jaką chęć do pracy, oddanie, emocjonalną więź i zaangażowanie w powierzone obowiązki. Z czasem okazuje się, że i gotowość do podjęcia dobrowolnego wysiłku. Co jeszcze oznacza zaufanie wśród wszystkich członków zespołu? Skuteczna, oddana, zgrana i mogąca przenosić góry drużyna bohaterów.

,,Z życia wzięte'': impreza integracyjna Tap.Talent ,,Wild Summer Party’’

Głównymi organizatorami imprezy dla naszego zespołu byłam ja i Kasia. Pytanie, które ma prawo Wam się teraz nasunąć, to zapewne kim był w takim razie Gracjan? Gracjan był uczestnikiem, który miał ,,tylko’’ albo i ,,aż’’ dobrze się bawić. Gracjan nie znał szczegółowej agendy eventu ani przygotowanych przez nas materiałów CSR, których miałyśmy użyć podczas organizowanych przez nas warsztatów z budowania wizerunku marki dla jednego z partnerów imprezy. Gracjan również nie miał pojęcia o konkursach, nagrodach ani o gościu specjalnym całego wydarzenia. Jedyne, co wiedział to to, że będzie zadowolony.

Mimo tylu niewiadomych Gracjan dał nam ,,wolną rękę’’, nie rezygnując oczywiście ze wspólnej komunikacji. Oprócz przyglądania się z boku naszym uśmiechom i euforii związanej z organizacją imprezy, dopytywał i interesował się postępami. Zadając mu pytanie, czy rzeczywiście dobrze się bawił, finalnie potwierdził słuszność stwierdzenia, że warto formować i pielęgnować w sobie zdolność do ufności.

Podsumowując cały wpis, mam nadzieję, że udało mi się przekonać Cię do wartości komunikacji wewnętrznej podczas prowadzenia zespołowych projektów. Wierzę również, że dzięki użytym przykładom konkretnych sposobów komunikacji odkryłaś/eś dodatkowe korzyści płynące z przemyślanego zarządzania słowem swoich firmowych bohaterów oraz własnym.

Dziękuję za odwiedzenie bloga Tap&Share oraz czekam na Twój komentarz, który według mojej zasady numer 2 z pewnością nie pozostanie udostępniony przez Ciebie na marne.

Do następnego razu,

Justyna