Lean Management w startupie

Rola startupów w XXI wieku wydaje się być tym, czym w XIX i w XX wieku powstanie wielkich zakładów pracy, zatrudniających setki, a nawet tysiące pracowników. W dobie nieograniczonego dostępu do informacji, za sprawą wszechobecnego Internetu, pojęcie usługi, czyli działalności lub korzyści na rzecz drugiej osoby (niekoniecznie materialnej), przybrało zdecydowanie nowego znaczenia. Na niemalże każdym rogu można spotkać: ekologiczne piekarnie, lodziarnie, chwalące się prawdziwością i lokalnością swojego produktu, a także, duże skupiska małych biznesów - zwane inkubatorami - w których to małe marzenia, kiełkują w głowach troszczących się o każdy grosz studentów. Niejednokrotnie, marzenia te, stają się biznesami ich życia i miejscem pracy dla wielu osób. Agencje reklamowe, software house’y, firmy event'owe to tylko kilka z wielu, wielu tworów, które z coraz większym powodzeniem szturmują rynek popytu i podaży. Wiele z nich upada, a tylko część wybija się na wyżyny zaciekłej walki konkurencyjnej. Śmiałkowie twierdzą, że czynnikiem determinującym o powodzenie lub porażce jest innowacyjność naszego produktu, ale czy na pewno? Czy tworzenie wartości i skupienie się na potrzebach klienta, determinacja i nieustanne doskonalenie procesów poprzez eliminację marnotrawstwa nie powinny być głównym celem naszej firmy?

Pojęcie innowacji stało się mocno zakorzenionym terminem we współczesnym świecie biznesu, ba…stało się nieodłącznym elementem naszej kultury. Wszystko jest innowacyjne: od samochodów klasy Premium, poprzez smartfony, kończąc na nowych modelach butów sportowych. Andrzej Tucholski, w swoim blogu, słusznie zauważa, że zachwycamy się najnowszymi modelami smartfonów marki Apple, nazywając je innowacyjnymi, kiedy w rzeczywistości prawda jest taka, że aktualne modele telefonów nie są innowacyjne. Cytując “Innowacyjny był pierwszy iPhone. Drugi nie był. Czwarty tym bardziej nie.”

Firma TT została założona w 2017 roku. Początkowo jako twór, formalnie zależny od większej firmy zajmującej się archiwizacją danych. Zabieg ten miał gwarantować zminimalizowanie biurokracji oraz zapewnić swego rodzaju poduszkę bezpieczeństwa w świecie startupów, który już i tak zmaga się z dużą dozą niepewności. Pozwoliło to założycielom TT skupić się na wyzwoleniu pokładów kreatywności i skupieniu się na dostarczaniu najwyższej jakości produktu, czyli usług rekrutacyjnych. Zabieg ten się udał. Zespół liczący ok 5 osób mógł skupić się na tym, aby pozyskiwać nowych Klientów (głównie wrocławskie firmy z sektora IT) i wspierać je w procesach rekrutacyjnych, a tym samym, pozwalał na realizację wizji założycieli - stania się najlepszą agencją rekrutacyjną z narzędziem, jakiego jeszcze nikt, nigdzie nie widział. No ale o tym później.
Początki były trudne, a firma, mimo wsparcia ze strony “firmy matki” borykała się z wieloma problemami: typowymi dla nowych, małych biznesów. Do głównych należały zbyt małe zasoby ludzkie (nieobecność jednej osoby skutkowała podwojeniem pracy reszty zespołu), ale również: braki technologiczne (przestarzała infrastruktura biurowa), czy nawet organizacyjne (nieusystematyzowany sposób pracy, nauka na własnych błędach).
Wydawało nam się, że wyróżnia nas to, iż jesteśmy zgranym teamem, który ma cel i wiarę w to co robi. Pojawiali się nowi Klienci z nowymi projektami, a każdy kolejny był coraz ciekawszy, większy i bardziej wartościowy (zarówno pod kątem zdobytego doświadczenia, jak również pod kątem korzyści finansowych). Dawaliśmy z siebie 100%, nieustannie wspierając się we wszystkim tym, co robimy, aby osiągnąć sukces. Niestety, okazywało się, że każde kolejne zlecenie cieszy, ale i zaczyna przerażać. Nasze bazy kandydatów były nieustannie powiększane poprzez spływ z ogłoszeń o pracę na portalach internetowych, ale również poprzez bezpośredni kontakt z kandydatem, tzw. search (głównie na portalu LinkedIn). Taki już urok sektora IT, że to praca szuka kandydata...rzadko odwrotnie.
Baza naszych kandydatów była naszą kartą przetargową w negocjacjach o nowe projekty, ale i swego rodzaju know-how (w końcu musieliśmy się sporo nagimnastykować, żeby powiększyć ilość jej rekordów do sporych rozmiarów, w krótkim czasie). Baza ta, była odpowiednio zabezpieczona (zgodnie z polskim prawem o ochronie danych osobowych) i przechowywana w bezpiecznym miejscu o ograniczonym dostępie, ale była również rozproszona. Praca na niej stawała się mozolna, wyszukanie w niej odpowiednich kandydatów do kontaktu wymagało kilku zabiegów, które w perspektywie sporego, tygodniowego zapotrzebowania Klienta, zabierało bardzo dużo czasu i nakładów pracy, nie przynosząc oczekiwanych efektów. Wprowadzanie nowych rekordów również było trudne. Niejednokrotnie, przy okazji goniących deadline’ów, doprowadzało do zaniechania wprowadzania ich do bazy, a tym samym, utraty możliwości kontaktu z kandydatem w przyszłości.
Wszystko to generowało niepotrzebne koszty. Koszty, które należało jak najszybciej ograniczyć, aby można było porzucić prace administracyjne i zająć się zadaniami, które sprawiają nam przyjemność, a jednocześnie gwarantują płynność finansową. Założyciele TT, zaczęli myśleć na poważnie nad systemem lub całym softwarem, który pozwoliłby nam na lepszą komunikację i organizację pracy. Byliśmy w tym czasie bardzo małą firmą, o płaskiej strukturze, która stara się elastycznie dopasowywać do obecnej sytuacji rynkowej. Dbaliśmy o nasze wartości, ale przede wszystkim, budowaliśmy naszą strategię skoncentrowaną na kliencie. Idealna sytuacja do tego, aby wprowadzić lean’a. Tego samego, który sprawił, że japoński sektor produkcyjny osiągnął w latach 70. XX wieku pozycję światowego lidera.

Definicji Lean Managementu (krócej lean), pomimo tego, iż wywodzi się nierozerwalnie z historii firmy Toyota, doczekała się wielu interpretacji, a tym samym definicji. Jest ich kilka, jednakże wszystkie mają swój punkt wejścia i wyjścia w tym samym miejscu. Słowo lean kojarzyć się może z czymś smukłym, szczupłym, zwinnym. Moje pierwsze skojarzenie dotyczyło ludzi, a więc szczupłych, wysportowanych ludzi. Prawdziwa definicja lean managementu związana jest ze strategią zarządzania, aczkolwiek, wbrew pozorom, ma wiele wspólnego z moim, jakże początkowo błędnym skojarzeniem.

Szczupłe zarządzanie ma na celu zrzucenia dodatkowego balastu firmy, w postaci nadmiernych zapasów, procesów i skupienie się na ludziach: klientach i pracownikach.
Marnotrawstwo, wg filozofii lean, jest największym grzechem każdej organizacji. Nie mówimy tutaj tylko o marnowaniu zasobów takich jak części do odkurzaczy lub nadmierna produkcja samochodów, które musimy magazynować oraz ponosić koszty składowania i utraty ich wartości. Marnotrawić można również inne zasoby: czas, pracę naszych pracowników czy dochodzenie do celu okrężną drogą. Temu ostatniemu chciałbym poświęcić nieco więcej uwagi i czasu.

Założyciele TT wpadli na pomysł stworzenia platformy, która miała za zadanie redukcję niepotrzebnych procesów i czasu pracy, bez konieczności zatrudniania dodatkowych osób. Rozwiązaniem miało być narzędzie, które z jednej strony, pozwala nam na bardzo proste i intuicyjne zarządzanie projektami, monitorowanie aktywności kandydatów i ich statusu w poszczególnych projektach rekrutacyjnych, a z drugiej strony, pozwalało na stworzenie sieci freelancerów, którzy swoją pracą, wspierają cały zespół TT jednoczenie nie generując dodatkowych, stałych kosztów. Software ten, spełniałby wielowarstwową rolę, ponieważ byłby kanałem komunikacji Klient<->zespół i zespół<->freelancer. Miał stać się również naszą bazą danych. Lean, pomógł nam zrozumieć wiele aspektów pracy i rozwoju, dzięki którym, aktualnie jesteśmy w fazie testów nowego narzędzia rekrutacyjnego.

Lean, w dużym uproszczeniu, jest umiejętnością robienia więcej za pomocą mniejszych nakładów zasobów i mocy przerobowych. Pozwala to na redukcję czasu pracy, a tym samym, znaczną redukcję kosztów. Mogłoby się wydawać, że pierwszym krokiem we wdrożeniu filozofii lean jest zwolnienie pracowników, bo tak przecież najłatwiej obciąć koszty. Wątpliwość pojawia się w sytuacji, gdy prowadzimy małą, kilkuosobową działalność, która, aby istnieć musi zatrudniać, nie zwalniać. Firmy lean, wymagają mniejszego wysiłku pracowników, niekoniecznie posiłkując się ku temu redukcją etatów. Firmy te, potrafią w rezultacie, w możliwie najbardziej wydajny i ekonomiczny sposób, dostarczać produktu (usługi) dopasowanej do aktualnego i stale zmieniającego się, zapotrzebowania klientów.

W teorii, lean można stosować w każdym środowisku. W praktyce zaś, najczęściej korzystające z zarządzania szczupłego przedsiębiorstwa to te, które generują (lub mogą generować) największe straty. Firmy te, bardzo często są przedsiębiorstwami produkcyjnymi, bo to właśnie one, borykają się z problemem dużej ilości pracowników i magazynowania zapasów, w postaci surowców, półproduktów i wyrobów gotowych. Niemniej jednak, małe firmy sektora usług, również powinny skierować swoją uwagę w kierunku lean. Zagrożenia pojawiają się na nieco innej płaszczyźnie, ale zawsze jest pole do ulepszeń.

Na co dzień, poza studiami, zajmuję się obszarem IT Recruitmentu. Z każdym dniem zauważam, iż jedną z branż, która na wprowadzeniu lean’a mogłaby dużo zyskać jest branża rekrutacyjna. Każdy z nas, kto kiedykolwiek brał udział w pełnym i standardowym procesie rekrutacyjnym (nie z polecenia mamy koleżanki) wie, że procesy rekrutacyjne mogą ciągnąć się w nieskończoność, ale to jedynie jedna strona medalu. Druga jest taka, że agencje rekrutacyjne zmagają się z wieloma problemami. Operują na ogromnych zbiorach danych wrażliwych i pracują na wielu projektach jednocześnie. Z tego powodu, przestrzeni do poprawy i usprawnień jest dużo.

Lean wymaga bardzo rygorystycznego podejścia do analizy hierarchii wartości w przedsiębiorstwie i jego procesach biznesowych. Zmiany wewnątrz firmy są możliwe tylko wtedy, gdy cała grupa jest przekonana o słuszności lean’a i zaangażowana w proces jego wdrażania. Nieodłącznym elementem wprowadzania metod szczupłych w przedsiębiorstwie jest wsparcie i współpraca podczas rozwiązywania napotykanych po drodze problemów. To jednak nie wszystko, nieodłącznym elementem Lean Managementu w przedsiębiorstwie jest ciągle udoskonalanie go, testowanie i poprawianie błędów.

Ważna jest wizja - geniusz, który zakiełkował podczas jednego z cięższych dni w korporacyjnej pracy. Następnie, zatrudnienie swoich przyjaciół, rodziny i osób, które podobnie jak ty, myślą i czują podobnie, bo przecież atmosfera pracy i szczere przekonanie o idealności swojego produktu zmieniającego świat jest najważniejsza. Cóż...czynniki te są bardzo ważne, aczkolwiek po przeczytaniu książki Erica Ries’a “Metoda LEAN STARTUP” i konfrontując ją z własnym doświadczeniem zawodowym, dochodzę do wniosku, że prawda o sukcesie jest o wiele bardziej brutalna. Determinacja, ciężka praca i przede wszystkim - konsekwencja, są składnikami, bez których żaden biznes nie przetrwa w chaosie rynkowej konkurencji. Taki właśnie jest lean. Z jednej strony jasny, dający wiele możliwości, szans rozwoju i wspinania się na wyżyny możliwości naszego biznesu. Ma również swoją ciemną, nudną stronę. Wymaga wielu nakładów pracy, czasu i przede wszystkim wytrwałości w dążeniu do celu. Niemniej jednak, jest jedną z tych strategii zarządzania, których startupy, z całym przekonaniem, potrzebują.