Komunikacja w pracy menadżera
Zapoznając się z przykładowym planem dnia menadżera nawet małej firmy, nietrudno jest ulec wrażeniu o mnogości ról przez niego sprawowanych, czy też różnorodności zadań, jakie czekają na niego podczas jednego dnia pracy. Jak podaje R.W. Griffin, podstawowe role, jakie wykonuje każdy menadżer, zorganizować można w cztery główne kategorie. Są to kolejno planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, kontrolowanie oraz motywowanie. Każda z tych ról wymaga od menadżera nie tylko stosowania innych narzędzi, ale także posiadania odmiennego wachlarza kompetencji, niezbędnych do efektywnego sprawowania funkcji zarządzania.
Praca menadżera jest nieustanną kooperacją z innymi ludźmi, którą to może on wpływać zarówno na poszczególnych pracowników, a w efekcie kształtować całą organizację. Menadżer powinien dbać o to, aby pracownicy czuli satysfakcję z wykonywanej pracy, aby byli w nią odpowiednio zaangażowani czy też mieli chęć i możliwość ciągłego podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych. Jedną z najważniejszych umiejętności, jaką powinien posiadać menadżer by móc skutecznie wykonywać powierzone mu zadania, ale także taką, bez której firma nie może się rozwijać, ani nawet skutecznie funkcjonować – jest umiejętność skutecznego komunikowania się.
Według Słownika języka polskiego PWN komunikacja interpersonalna to podejmowanie w określonym kontekście wymiany werbalnych i pozawerbalnych sygnałów w celu osiągnięcia lepszego poziomu współdziałania lub pogłębiania więzi międzyludzkich. Komunikacja jest strategicznym elementem wszelkich czynności kierowniczych.
Warto jednak już na wstępie rozróżnić pojęcia komunikowania się oraz skutecznego komunikowania się, ponieważ jedynie to ostatnie jest takim sposobem przekazywania informacji, aby znaczenie wiadomości, która została wysłana, było jak najbardziej zbliżone do znaczenia wiadomości odebranej. Proces ten wpływa na niemal każdy aspekt życia organizacji, przyczynia się do lepszego zrozumienia jej celów i zadań przez poszczególnych pracowników, pozwala im w większym stopniu włączyć się w życie organizacji, szybciej podejmować decyzje czy też zapobiegać konfliktom. Komunikowanie jest również zasadniczym warunkiem kreowania wszelkich norm, obserwacji postępów i osiągnięć oraz podejmowania działań kontrolnych. Jednym z najważniejszych celów komunikacji w organizacji jest takie usprawnienie działania jej pracowników, aby mogli oni osiągnąć wspólny cel.
Skuteczna, efektywna komunikacja, to przede wszystkim dopasowanie przekazu do odbiorcy, tak, aby wiadomość, jaką chcemy mu przekazać, była dla niego wiarygodna, istotna, a przede wszystkim – zrozumiała, a także zwrócenie uwagi na odpowiednią jakość procesu komunikacji. Wiedza na temat skutecznej komunikacji oraz umiejętność wykorzystania jej w praktyce jest kluczowym czynnikiem osiągania przez firmę skuteczności działań biznesowych.
W wielu przedsiębiorstwach możemy dziś spotkać się z koncentracją menadżerów na jakości komunikacji zewnętrznej, to jest z klientami, partnerami biznesowymi czy dostawcami. Coraz więcej firm zwraca jednak baczniejszą uwagę na komunikację wewnątrz firmy, czyli proces przekazywania informacji, którego celem jest przede wszystkim zbudowanie postawy lojalności i identyfikacji osób w niej zatrudnionych z firmą. Może to zachodzić na przykład poprzez dbanie o zrozumienie przez pracowników podejmowanych w firmie decyzji, budowanie ich zaangażowania oraz wzbudzanie motywacji. Komunikacja wewnętrzna może być bardziej skuteczna wówczas, gdy kultura organizacyjna opiera się na zaufaniu. Zaufanie odgrywa ważną rolę w procesie komunikowania, będąc jednocześnie jednym powodów, dlaczego komunikacja może być skuteczna, ale tym samym – jej efektem. Wzajemne zaufanie w organizacji wpływa pozytywnie na jakość relacji interpersonalnych, zwiększa zdolność radzenia sobie w obliczu zmian czy kryzysów.
W praktyce, każdej organizacji potrzebny jest szczegółowy program komunikacji, stanowiący odpowiedź na potrzeby informacyjne pracowników, który będzie w firmie aktywnie wdrażany. Dziś pracownicy coraz częściej chcą być równoprawnymi i świadomymi członkami organizacji i aktywnie wpływać na środowisko, w którym pracują. Rola podwładnych, ograniczonych jedynie do wykonywania narzuconych z góry poleceń nie jest już dziś atrakcyjna. Aby mieć pewność, że menadżerowie zarówno podkreślają podmiotową pozycję pracowników oraz komunikują się w sposób efektywny, Eric Schmidt i Johnatan Rosenberg, autorzy kultowej książki Jak działa Google, proponują zadanie sobie kilku prostych pytań, takich jak na przykład:
- Czy moje komunikaty służą podkreśleniu podstawowych koncepcji, które chciałbym, żeby wszyscy rozumieli?
- Czy informacje są przeze mnie przekazywane w skuteczny sposób?
- Czy moje komunikaty są interesujące, zabawne albo inspirujące?
- Czy korzystam z właściwych kanałów przekazu?
Zadbanie o prawidłową komunikację wewnątrz firmy wydaje się więc jednym z najważniejszych zadań, jakie stawia się przed każdym menadżerem. Wywiązanie się z tego zadania z pewnością jednak wynagrodzi wszystkie trudy włożone w jego realizację, bowiem właściwa komunikacja wydaje się najprostszym sposobem, aby organizacja mogła osiągnąć sukces, a jej pracownicy byli jej równouprawnionymi i świadomymi członkami.
