5 sposobów na efektywne działania rekrutacyjne latem.

1.Nie daj się zaskoczyć wakacjom.

Tak jak co roku zima potrafi zaskoczyć drogowców, tak i lato niejednokrotnie zaskakuje działy HR i managerów. Choć to teoretycznie spokojniejszy okres w biznesie, zaplanowane wtedy rekrutacje potrafią utknąć w miejscu. Zamiast sprawnego procesu- mamy wymianę automatycznych odpowiedzi: od rekrutera na urlopie, kandydata na wakacjach i managera, który właśnie wyjechał. To, co normalnie zajmuje dwa tygodnie, rozciąga się w czasie i zamienia w skomplikowaną układankę terminów.

Jak temu zapobiec? Kluczem jest wcześniejsze planowanie i ograniczanie ryzyka przestojów. Warto już z wyprzedzeniem zsynchronizować kalendarze- zarówno zespołu HR, jak i osób decyzyjnych po stronie biznesu. Ustalcie i udostępnijcie sobie nawzajem plany urlopowe, by uniknąć „ślepych punktów” i nieprzewidzianych opóźnień.

2. Miej cierpliwość wobec urlopowiczów.

Zaplanuj przebieg rekrutacji wspólnie z managerami i zapisz kluczowe etapy w udostępnionym kalendarzu. Dobrą praktyką jest też dodanie zapasu czasowego- najlepiej o około 50% więcej niż zwykle- by uwzględnić ewentualną nieobecność kandydatów spowodowaną urlopami.

Jeśli rekrutujesz aktywnie i samodzielnie docierasz do kandydatów (direct search), zamiast wysyłać wiadomości na LinkedI, spróbuj od razu nawiązać kontakt telefoniczny. Zwiększysz tym samym szanse, że dotrzesz do danej osoby, zanim wyłączy się z życia zawodowego na czas urlopu.

Najgorsze, co możesz zrobić, to uznać, że kandydat, który nie może przyjść na spotkanie z powodu zaplanowanych wakacji, „nie jest wystarczająco zaangażowany”. Wakacje to nie brak motywacji – to normalny, zasłużony czas na odpoczynek.

3. Usprawnij przepływ informacji zwrotnej.

Jednym z największych wyzwań w rekrutacji jest mozolne i czasochłonne zbieranie opinii od wszystkich osób zaangażowanych w proces. Gdy każda z nich przekazuje feedback w swoim czasie, a odpowiedzialność się rozmywa, przekazanie informacji kandydatowi przeciąga się o kilka dni- a czasem i dłużej.

Z perspektywy rekrutera coś się niby dzieje: trwa wymiana e-maili, decydenci analizują shortlistę, pojawiają się przypomnienia i pytania. Ale kandydat, który czeka po drugiej stronie, widzi jedynie brak odpowiedzi- ani wiadomości, ani telefonu. W jego oczach proces wygląda na zawieszony. Co wtedy myśli? Że został odrzucony. Że warto odezwać się do konkurencji, która zaprosiła go na rozmowę.

Jak zaradzić takiej sytuacji?  Przed startem rekrutacji wspólnie z zespołem ustalcie, w jakiej formie i kiedy zbieracie opinie po spotkaniach. Jeśli planujesz rozmowy, zarezerwuj w kalendarzu 15 minut po każdym spotkaniu na krótką dyskusję o kandydacie.

Wyznaczcie też konkretne terminy- np. „udzielamy feedbacku maksymalnie w ciągu 3 dni roboczych”- oraz osoby odpowiedzialne za jego przekazanie. I najważniejsze: traktujcie te ustalenia poważnie, jak realne zobowiązanie, a nie życzeniowy scenariusz.

4. Wakacje – idealny czas na budowanie relacji z kandydatami

Choć okres wakacyjny kojarzy się przede wszystkim z odpoczynkiem, to dla działów HR i rekruterów może być to również doskonały moment na... budowanie relacji z kandydatami. Mniejsza liczba aktywnych procesów i spokojniejszy rytm pracy pozwalają skupić się na tym, co w rekrutacji naprawdę ważne- relacjach.

Warto wykorzystać ten czas na:

• Lepsze poznanie kandydatów- niekoniecznie w kontekście konkretnego procesu, ale przyszłej współpracy.
• Odzew na zgłoszenia- odpowiedzi, które w intensywnych miesiącach umykały, teraz mogą wrócić do łask.
• Utrzymanie kontaktu z talentami- przypomnienie o sobie, zaproszenie do rozmowy lub wysłanie ciekawego artykułu to gesty, które budują wizerunek profesjonalnego i zaangażowanego pracodawcy.

Pamiętajmy: kandydaci zapamiętują tych rekruterów, którzy są obecni nie tylko wtedy, gdy "pali się" proces, ale także wtedy, gdy można po prostu spokojnie porozmawiać. Wakacje to idealny czas, by pokazać ludzką twarz rekrutacji.

5. A może jednak nie odkładajmy rekrutacji na jesień?

Czy warto wstrzymywać rekrutację na czas wakacji i wracać do niej dopiero we wrześniu, gdy wszyscy wrócą z urlopów? Niekoniecznie! Choć letni sezon wymaga większej koordynacji i czujności- zarówno po stronie rekruterów, jak i decydentów- rekrutowanie w tym okresie często ma dużo sensu, a czasem wręcz jest nieuniknione. Najczęstszym przypadkiem jest sytuacja, w której ktoś niespodziewanie składa wypowiedzenie- wtedy szybkie działania rekrutacyjna są niezbędne.  

Warto też pamiętać, że wielu kandydatów celowo planuje urlopy poza szczytem sezonu letniego, co czyni ich bardziej dyspozycyjnymi właśnie w okresie wakacyjny.  Dodatkowo, mniejsza presja w biznesie i luźniejsza atmosfera mogą sprawić, że rozmowy przebiegają w bardziej swobodnej atmosferze, a kandydaci czują się mniej zestresowani.

Podsumowując, wakacje mogą stanowić zarówno wyzwanie, jak i szansę w procesie rekrutacji.  Lato nie musi być martwym sezonem rekrutacyjnym. Wręcz przeciwnie- firmy, które działają wtedy sprawnie, mają mniejszą konkurencję i szybciej zamykają procesy